Сначала разберемся в сроках хранения документов.
Есть документы , которые хранятся в течении всего срока существования организации: учредительная документация со всеми протоколами собраний, годовая бухгалтерская отчетность с аудиторским заключением к ней, штатное расписание, книга учета доходов и расходов для УСН.
Самый долгий срок хранения имеют документы по личному составу(приказы, трудовые договора, личные дела и карточки работников, невостребованные трудовые книжки) до 2003 года — 75 лет. Т.е. документы по личному составу до 1945 года, в настоящий момент, подлежат уничтожению и передача их в госархив — необязательна.
Вторые по сроку хранения : документы по личному составу с 2003 года — 50 лет.
Остальные документы имеют срок хранения 5 лет, исключения : коллективный договор и документы о растратах — 10 лет, налоговые декларации, а также документы необходимы для исчисления и уплаты страховых взносов — 6 лет, журнал учета счетов фактур, и книга покупок и книга продаж – 4 года.
Штрафы за нарушения сроков хранения могут составлять от 10тыс.руб. до 50тыс.руб.
По нынешнему законодательству организации могут не сдавать документы в госархив, если смогут самостоятельно обеспечить сохранность документации. Но есть случай когда организация обязана сдать документы в госархив – это ликвидация организации. При этом многие организации пренебрегают этим правилом и в дальнейшем ставят своих бывших работников в неловкую ситуацию. Это касается кадровой документации , которая может потребоваться работнику при выходе на пенсию.
Такая ситуация сложилась по двум причинам:
- Налоговая не требует справки с госархива при ликвидации организации;
- Расценки госархива, честно говоря, пугают.
Единственное когда без справки из госархива не удается закрыть предприятие — это при банкротстве. Судья по делу, как правило, требует справку из госархива